Transparente Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in der Tf-Tools-App und im EVU-Webpanel.
Lars Simon Müller
c/o POSTFLEX PFX-023-944
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
E-Mail: kontakt@tf-tools.de
Bitte keine Pakete oder Päckchen an diese Anschrift senden.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der App Tf-Tools sowie der zugehörigen Web-Oberfläche für Eisenbahnverkehrsunternehmen (EVU).
Bei der Registrierung und Nutzung des Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
Ein Konto kann auf bis zu drei Geräten gleichzeitig angemeldet sein. Damit die Anmeldungen auseinandergehalten und im Profil angezeigt werden können, speichern wir zu jeder aktiven Sitzung:
Meldet sich ein viertes Gerät an, wird automatisch die Sitzung des am längsten nicht genutzten Geräts beendet. Angemeldete Geräte lassen sich im Profil einsehen und jederzeit einzeln abmelden; die zugehörigen Daten werden dabei gelöscht.
Baureihen-Beiträge lassen sich am Computer schreiben. Dazu wird der Browser einmalig mit dem Konto gekoppelt: Der Browser zeigt einen Code, die App liest ihn und gibt den Zugriff nach ausdrücklicher Bestätigung frei. Zu einer solchen Kopplung speichern wir:
Die Kopplung berechtigt ausschließlich zum Bearbeiten des jeweiligen Beitrags, nicht zum Zugriff auf das Konto, und läuft nach spätestens vier Stunden ab. Über „Editieren beenden" lässt sie sich jederzeit sofort beenden. Abgelaufene Kopplungen werden automatisch gelöscht.
Damit ausgewählte Einstellungen auf allen angemeldeten Geräten zur Verfügung stehen, werden folgende Inhalte auf unserem Server gespeichert und zwischen den Geräten abgeglichen:
Die Synchronisierung ist je Kategorie standardmäßig aktiv und kann im Profil unter Über Geräte hinweg synchronisieren jederzeit einzeln abgeschaltet werden. Beim Abschalten wird die serverseitige Kopie der betroffenen Kategorie gelöscht; die Daten verbleiben dann ausschließlich lokal auf dem Gerät.
Je nach genutzter Funktion können zusätzlich folgende Daten verarbeitet werden:
Dein Unternehmen kann betriebliche Weisungen bereitstellen — entweder als hochgeladenes Dokument oder als im Portal geschriebenen Text. Bestätigst du eine Weisung als gelesen, speichern wir:
Diese Bestätigung ist gegenüber deinem Unternehmen einsehbar; sie ist der Nachweis, dass dir die Weisung zur Kenntnis gegeben wurde. Ändert das Unternehmen eine Weisung inhaltlich, gilt sie für dich wieder als offen und ist erneut zu bestätigen. Frühere Bestätigungen bleiben als Nachweis erhalten — sie belegen, welche Fassung du zu welchem Zeitpunkt gelesen hast, und werden deshalb nicht überschrieben.
Wenn du über einen Einladungscode einem Unternehmen beitrittst, wird deine Zuordnung zum jeweiligen Unternehmen gespeichert. Das Unternehmen kann dann – je nach Funktion – deinen Anzeigenamen, deine E-Mail-Adresse, dein Beitrittsdatum sowie von dir eingereichte Meldungen und Streckenkenntnisdaten einsehen.
Zwangsbremsungs- bzw. PZB-Meldungen können an das zugeordnete Unternehmen übermittelt und dort bearbeitet werden. Dabei können insbesondere Ereignisdatum, Uhrzeit, Zugnummer, Strecke, Kilometerangaben, Signalbezeichnung, Ursache, Bemerkungen, zusätzliche Formularfelder, Bearbeitungsstatus und Unternehmensnotizen verarbeitet werden.
Bestimmte Daten werden ausschließlich lokal auf deinem Gerät und nicht auf unseren Servern gespeichert. Dazu gehören insbesondere:
Die App kann – abhängig von der Nutzung – auf folgende Gerätefunktionen zugreifen:
Für Unternehmen stellen wir ein separates Web-Panel bereit. Das EVU-Konto ist technisch strikt vom Nutzerkonto der App getrennt.
Unter tf-tools.de/forum betreiben wir ein Forum inklusive eines Issues-Systems
(Fehlermeldungen). Die Anmeldung erfolgt wahlweise mit den Zugangsdaten des App-Kontos
oder des EVU-Kontos – es wird kein separates Forum-Konto angelegt.
Issues sind für alle eingeloggten Forum-Nutzer lesbar, damit mehrere Meldungen nicht mehrfach angelegt werden und der Bearbeitungsstand transparent ist. Deine Identität als Melder ist dabei nicht öffentlich: Für andere Forum-Nutzer erscheinst du als „Nutzer". Nur du selbst (im eigenen Issue), das Admin- und das Moderations-Team sehen deinen Anzeigenamen. Gleiches gilt für deine Kommentare zu Issues.
Beiträge im Forum sind für alle eingeloggten Forum-Nutzer sichtbar. Dein Anzeigename wird neben jedem Beitrag angezeigt. Gelöschte Beiträge werden durch einen Platzhalter ersetzt, die Inhalte selbst werden in der Datenbank als „gelöscht" markiert und nicht mehr angezeigt.
Du kannst einzelne Themen oder ganze Kategorien abonnieren. Wir versenden dann stündlich
gebündelte Zusammenfassungen per E-Mail über unsere interne Mail-Warteschlange. Abonnements
kannst du jederzeit unter /forum/subscriptions.php wieder beenden.
Bei einer Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO sind sämtliche Forum-Inhalte, die deinem Konto zugeordnet sind, Teil des ZIP-Archivs: selbst erstellte Themen und Beiträge, gemeldete Issues und deren Kommentare, aktive Abonnements sowie eine Übersicht der an dich versendeten Benachrichtigungsmails.
Bei der Nutzung unserer Dienste werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere:
Diese Verarbeitung dient der Systemsicherheit, der Abwehr von Missbrauch, dem Rate-Limiting bei Login-Versuchen sowie der Stabilität des Dienstes.
Gestalterische Ressourcen wie Bootstrap, Bootstrap Icons und die Schriftart „Inter" werden direkt von unserem Server ausgeliefert. Es findet insoweit keine Einbindung externer CDN-Anbieter statt.
Buy Me a Coffee: Auf der Startseite bieten wir einen Link zur Plattform Buy Me a Coffee an, über den Besucher freiwillig einen kleinen Beitrag leisten können. Der Link wird als einfacher Hyperlink eingebunden; eine Datenübermittlung erfolgt erst, wenn der Link aktiv angeklickt wird. In diesem Fall werden übliche Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt, Referrer) an den Anbieter übertragen. Betreiber ist Buy Me A Coffee, Inc., USA. Für die weitere Verarbeitung auf der Plattform ist ausschließlich der Anbieter verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Bei einer tatsächlichen Zahlung werden zusätzlich Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe) übermittelt.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Konten, die 180 Tage lang nicht genutzt werden, löschen wir automatisch einschließlich aller zugehörigen Daten. Als Nutzung gilt jede Anmeldung oder Verwendung der App mit dem Konto.
Vor der Löschung informieren wir per E-Mail an die hinterlegte Adresse – 14 Tage, 7 Tage und 1 Tag vorher. Eine einzige Anmeldung genügt, um die Löschung abzuwenden; die Frist beginnt dann von vorn. Eine Löschung erfolgt erst, wenn die Erinnerungen versandt wurden. Nach der Löschung lassen sich die Daten nicht wiederherstellen.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, sie ist zur Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder durch die Nutzung externer Ressourcen technisch bedingt.
Im Rahmen einer aktiven Unternehmenszuordnung werden relevante Daten an das jeweils zugeordnete Unternehmen übermittelt, soweit dies für die bereitgestellten Funktionen erforderlich ist.
Wir behalten uns vor, Vorfälle missbräuchlicher Nutzung an das jeweils betroffene bzw. ausstellende Unternehmen sowie an Strafverfolgungs- und Ermittlungsbehörden weiterzugeben und Strafanzeige zu erstatten. Als Missbrauch gilt insbesondere:
Übermittelt werden dabei nur die Daten, die zur Aufklärung und Verfolgung des Vorfalls erforderlich sind – insbesondere Konto- und Kontaktdaten, der eingereichte bzw. betroffene Nachweis, die betroffenen Dokumente sowie zugehörige Protokoll- und Zeitstempeldaten.
Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:
Dein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) kannst du unkompliziert selbst ausüben. Wir schicken dir einen Bestätigungslink per Mail – anschließend siehst du deine Daten im Browser und kannst sie als ZIP herunterladen oder dir zusenden lassen.
Die Übertragung zwischen App, Browser und Server erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als Hash abgelegt. Zudem setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische Funktionen, rechtliche Anforderungen oder die Datenverarbeitung ändern.
Stand: 04.09.2026 · © 2026 Tf-Tools.de